KolayBi

Bir e-ticaret sitesinde veya pazaryerinde satış gerçekleştiğinde siparişe ait müşteri, ürün, stok, ödeme ve fatura bilgilerinin muhasebe sistemine aktarılması gerekir. Bu işlemlerin manuel yapılması, sipariş hacmi arttıkça zaman kaybına ve veri giriş hatalarına neden olabilir.

KolayBi entegrasyonu, desteklenen satış kanallarındaki siparişlerin ön muhasebe kayıtlarına aktarılmasını ve faturaların daha hızlı oluşturulmasını amaçlar. Kullanıcılar satışlarını, ürün stoklarını, cari hareketlerini ve tahsilatlarını aynı sistem üzerinden takip edebilir.

KolayBi ile e-ticaret operasyonlarında genel olarak şu işlemler yapılabilir:

• Pazaryeri siparişlerini ortak panelde takip etme

• Satışları ön muhasebe kayıtlarına aktarma

• Tekli veya toplu fatura oluşturma

• Ürün ve stok hareketlerini izleme

• Cari hesapları güncelleme

• Pazaryeri komisyonlarını raporlama

• Banka hareketlerini satışlarla eşleştirme

• Online tahsilat bağlantısı oluşturma

• E-Fatura ve e-Arşiv Fatura düzenleme

• Mobil cihazlardan finansal kayıtları görüntüleme

KolayBi’nin resmî pazaryeri sayfasında sipariş, stok, XML ürün aktarımı, faturalandırma, kargo takibi ve komisyon raporlarının tek panel üzerinden yönetilebildiği belirtilmektedir.

KolayBi Doğrudan Pazaryeri Entegrasyonu mu Sunuyor?

KolayBi’nin pazaryeri bağlantılarının önemli bir bölümü StockMount üzerinden sağlanmaktadır. Resmî kaynaklarda Trendyol, Hepsiburada, Amazon ve N11 gibi satış kanallarının KolayBi’ye bağlanabildiği belirtilmektedir. Pazaryerlerinden gelen sipariş ve stok hareketleri StockMount üzerinden KolayBi ön muhasebe kayıtlarına aktarılabilir.

Bu yapı sayesinde birden fazla satış kanalında faaliyet gösteren işletmeler, her pazaryeri için ayrı ayrı finansal kayıt oluşturmak yerine satış verilerini ortak bir muhasebe ekranında takip edebilir.

Ancak KolayBi ile StockMount’un farklı hizmetler olduğu unutulmamalıdır. Pazaryeri bağlantısının KolayBi paketine ücretsiz dahil olması, StockMount tarafında hiçbir ek paket veya kullanım bedeli bulunmadığı anlamına gelmeyebilir. Kullanılacak pazaryeri sayısı, mağaza adedi, ürün aktarımı, stok senkronizasyonu ve sipariş hacmi için geçerli koşullar satın alma öncesinde doğrulanmalıdır.

WooCommerce ve E-Ticaret Sitesi Bağlantıları

KolayBi’nin resmî içeriklerinde WooCommerce mağazalarından gelen siparişlerin sisteme aktarılabildiği belirtilmektedir. Ayrıca güncel kampanya sayfasında Ticimax ve ikas gibi altyapıların da entegrasyon kapsamı içerisinde değerlendirildiği görülmektedir.

Bir e-ticaret altyapısı KolayBi’nin standart bağlantıları arasında bulunmuyorsa ücretsiz olarak sunulan REST API kullanılabilir. KolayBi API üzerinden müşteri ve tedarikçi yönetimi, fatura oluşturma, ödeme takibi, ürün işlemleri ve stok kontrolü gibi fonksiyonlara erişim sağlanabilir.

Özel entegrasyon geliştirilirken şu süreçler ayrı ayrı test edilmelidir:

• Siparişin KolayBi’ye aktarılması

• Ürün ve varyant bilgilerinin eşleşmesi

• KDV ve indirim hesaplamaları

• Kargo bedelinin faturaya yansıması

• İptal ve iade işlemleri

• Fatura durumunun mağazaya geri gönderilmesi

• Stok hareketlerinin çift yönlü çalışması

• Hata alan kayıtların yeniden aktarılması

API dokümantasyonunun bulunması teknik açıdan avantajdır. Ancak özel bağlantının geliştirilmesi, bakımı ve sürüm değişikliklerine uyarlanması işletmenin teknik ekibinin veya entegrasyon sağlayıcısının sorumluluğunda olabilir.

Siparişlerden Toplu Fatura Oluşturulabilir mi?

KolayBi, pazaryerlerinden gelen satışlar için toplu fatura oluşturma özelliği sunmaktadır. İşletmeler siparişleri tek tek açarak manuel belge hazırlamak yerine birden fazla siparişi seçerek faturalandırabilir.

Sistem üzerinden e-Fatura mükellefi olan alıcılara e-Fatura, e-Fatura kullanmayan müşterilere ise e-Arşiv Fatura düzenlenebilir. Belgeler müşterilere elektronik ortamda iletilebilir ve yasal saklama süresi kapsamında 10 yıl boyunca sistemde tutulabilir.

Toplu fatura özelliği kullanılmadan önce aşağıdaki sipariş senaryoları test edilmelidir:

• Ürün bazlı indirimler

• Sepet kuponları

• Pazaryerinin karşıladığı kampanyalar

• Farklı KDV oranlarına sahip ürünler

• Kargo ve hizmet bedelleri

• Kısmi iptal ve iadeler

• Yurt dışı siparişleri

• Kurumsal ve bireysel müşteri ayrımı

E-ticaret altyapısı ile ön muhasebe sistemi arasında indirim ve vergi tutarlarının farklı hesaplanması, faturayla sipariş tutarının uyuşmamasına yol açabilir.