BirFatura

Bir e-ticaret sitesine sipariş geldiğinde müşteri, ürün, indirim, vergi ve teslimat bilgileri BirFatura paneline aktarılır. Gelen siparişler taslak belge olarak hazırlanabilir, kullanıcı tarafından kontrol edildikten sonra faturaya dönüştürülebilir veya belirlenen kurallara göre otomatik olarak faturalandırılabilir.

Oluşturulan fatura müşteriye e-posta veya SMS ile gönderilebilir, desteklenen pazaryerlerine otomatik yüklenebilir ve sipariş bilgileri anlaşmalı kargo firmasına aktarılabilir.

BirFatura üzerinden temel olarak şu işlemler gerçekleştirilebilir:

• E-ticaret sitesi siparişlerini tek panelde toplama

• Pazaryeri siparişlerini merkezi olarak görüntüleme

• Tekli veya toplu e-Fatura ve e-Arşiv Fatura oluşturma

• Otomatik faturalandırma kuralları tanımlama

• Faturaları pazaryerlerine otomatik yükleme

• Kargo barkodu ve gönderi etiketi oluşturma

• Kargo takip numarasını siparişe aktarma

• Müşteriye SMS veya e-posta bildirimi gönderme

• İptal ve iade durumlarını kontrol etme

• Satış ve fatura raporlarını takip etme

Bu yapı özellikle farklı satış kanallarından yüksek sayıda sipariş alan işletmelerin her siparişi ayrı ayrı faturalandırma ve kargo sistemine girme ihtiyacını azaltabilir.

E-Ticaret Sitesi BirFatura’ya Nasıl Bağlanır?

BirFatura, resmî entegrasyon sayfasında 34’ten fazla e-ticaret altyapısını desteklediğini belirtmektedir. Desteklenen sistemler arasında Shopify, WooCommerce, Forsid, ikas, Ticimax, IdeaSoft ve Qukasoft gibi yerli ve global e-ticaret çözümleri bulunmaktadır.

Bağlantı yöntemi kullanılan altyapıya göre değişebilir. Genel kurulum süreci şu şekilde ilerler:

• BirFatura panelinden kullanılan e-ticaret altyapısı seçilir.

• E-ticaret sitesinden alınan API veya web servis bilgileri panele girilir.

• Sipariş, vergi, ürün ve fatura ayarları yapılandırılır.

• Siparişlerin hangi durumlarda sisteme aktarılacağı belirlenir.

• Test siparişi üzerinden ürün, indirim, kargo ve vergi bilgileri kontrol edilir.

• Entegrasyon aktif hale getirilir.

Shopify mağazaları, BirFatura’nın geliştirdiği uygulama üzerinden daha kısa bir bağlantı süreciyle sisteme eklenebilir. Diğer altyapılarda API anahtarı, kullanıcı bilgisi veya web servis yetkisi gerekebilir.

Kampanya ve İndirimler Faturaya Nasıl Yansıtılır?

E-ticaret entegrasyonlarında en sık karşılaşılan sorunlardan biri, mağazada uygulanan indirimlerin faturaya hatalı aktarılmasıdır. Sepet indirimi, kupon, “3 al 2 öde”, ücretsiz ürün veya kampanyalı kargo gibi işlemler ürünlerin birim fiyatlarını ve vergi hesaplamalarını etkileyebilir.

BirFatura, desteklenen altyapılardaki kampanya ve kupon indirimlerini sipariş bilgileriyle birlikte faturaya aktarmayı amaçlamaktadır. Firma ayrıca iptal veya iade durumlarının filtrelenerek hatalı siparişlerin faturalandırılmasının engellenebildiğini belirtmektedir.

Yine de mağazada özel geliştirilmiş bir kampanya sistemi kullanılıyorsa aşağıdaki senaryolar test edilmelidir:

• Sepet genelinde uygulanan yüzde indirimi

• Ürün bazlı sabit tutar indirimi

• Birden fazla kuponun birlikte kullanılması

• Hediye ürün kampanyaları

• Ücretsiz kargo indirimi

• Kısmi iade işlemleri

• Farklı KDV oranına sahip ürünler

• Pazaryerinin kendi karşıladığı kampanyalar

Canlı kullanıma geçmeden önce farklı sipariş türleri üzerinden test faturası oluşturulması, muhasebe kayıtlarında oluşabilecek tutarsızlıkları azaltır.